秘书处要负责做好通知和考勤这两块工作。开会的时候大家要提前几分钟到会议地点，谁都不能无故缺席。确实有事情来不了，得提前向会长或者会议主持人请假。会议期间也不许无缘无故地迟到、早退。这些考勤情况会算进协会的年度考核里，由秘书处来监督和记录。
如何成立气排球协会？
每个部门都得把前两周的工作情况做个总结，同时把接下来两周的工作计划汇报一下。而且计划提出之后的四天之内，要把计划交上去，活动结束以后一个星期之内，也要把总结交给会长或者分管副会长，还有秘书处。
各部门写工作计划的时候，要说清楚活动的目的、意义、日程安排以及经费预算这些内容。而工作总结呢，则要涵盖工作实施下来的效果、对工作人员的评价和影响，还要总结清楚这次活动成功或者失败的原因，以及从中得到的经验教训。
能来参加会议的主要是协会会长、副会长，还有各个下辖部门的部长以及其他的干事。谁要是临时来不了，一定得提前请假。另外提醒一句，来开会记得带上自己的会议记录本，把会议内容认真记好。
协会的例会一般是每两周开一次，具体的时间会另外通知大家。要是碰上什么特殊情况，也会再单独通知的，大家留意一下就行。
会议通常由会长或者副会长来主持，秘书处的人负责做好笔录工作。要是正副会长都碰巧不在场，那就由秘书长来主持这场会。